Centros y Casas de Eventos

 

Antes de contratar el servicio...

 

Es cierto que puede ser algo más caro contratar un Centro de Eventos, sobre todo si no es de propiedad de quien se contratará para el Catering, pero un matrimonio al aire libre es mucho más bello, las fotos salen mejor, sea de día o noche puedes ver algo de luz -y si hay suerte, algo de sol -. En un salón o bajo carpa la fiesta, el alboroto; y fuera, grandes jardines para pasear o para tomar algo mientras se conversa tranquilamente…

       

Si además del banquete quieren realizar ahí mismo la ceremonia, hay que preocuparse de pedir la hora con el Oficial Civil y coordinar un hermoso gazebo con flores y sillas para los invitados. La ventaja de realizar todo junto, ceremonia y fiesta, es que todo es bastante más sencillo y cómodo para los invitados y para los propios novios, ya que no hay que andar de un lado a otro entre la ceremonia y la fiesta.

 

Nuevamente es válida la idea de elaborar un guión para la celebración (a qué hora empieza la ceremonia, el cóctel, el banquete, el baile, la barra libre, el final de fiesta, etc.) y pasárselo a todas las empresas contratadas para el día del matrimonio: catering, centro de eventos, fotógrafos, vídeo, floristas, etc. Para que todos conozcan a la perfección cuáles son los horarios y se adapten y programen perfectamente a ellos.

                     

Factores importantes para elegir el lugar


Cantidad de invitados.

Deberá haber suficiente espacio para que todos los invitados estén cómodos, tanto en exteriores como en interiores. Cantidad de mesas y sillas suficientes, que sean cómodas y se vean bien. Si las sillas son muy informales, asegurarse que tengan forros adecuados para las sillas. Con o sin lazo, como los novios prefieran.

        

Ubicación del lugar.

Idealmente deberá estar cerca de la Iglesia si es que se realizará ceremonia católica. 

            

Disponibilidad de fecha

Averiguar con tiempo suficiente si la fecha elegida para la boda está libre. 

          

Cantidad de baños

Debe haber suficientes baños cómodos y accesibles con capacidad para todos los invitados. Que nunca se formen filas, es incómodo y horrible ! Debe haber alguien encargado de la limpieza durante toda la fiesta.

           

Guardarropía

En la mayoría de los centros de eventos y hoteles existe este servicio, pero es importante que pregunten por la seguridad, dónde estará ubicado y quién se responsabiliza en caso de pérdidas.

       

Amplificación e iluminación

Si bien el encargado de la música debiera tener sus propios equipos, sería bueno que el lugar elegido cuente con éstos de manera preventiva.

            

Calefacción y aire acondicionado

Para los meses de calor, lo ideal es que hayan ventiladores, aire acondicionado o ventilación natural. Y en invierno, si no cuentan con calefacción central, una buena alternativa son las estufas a gas en altura que se pueden dirigir.

           

Estacionamiento

Debe tener capacidad para el número de invitados, ser relativamente cercano, estar en buenas condiciones (sin barro ni hoyos), estar iluminado y con guardias de seguridad, de lo contrario, contratarlos. Si el estacionamiento queda muy lejos del lugar de la recepción, una buena idea es contratar con valet parking.

               

Carpas y toldos

En caso de que el centro de eventos no lo ofrezca, lo más seguro es que el servicio de catering lo haga. Se debe chequear el estado de la lona, su limpieza, resistencia y normas de seguridad.

            

Pista de baile

Es esencial calcular si la pista de baile tiene espacio suficiente para que todos los invitados puedan moverse con holgura. Si la fiesta es en exteriores, en una carpa, el piso de la pista debe ser completo de madera, de lo contrario será muy incómodo para las invitadas con tacos poder bailar y desplazarse en un piso blando.

     

Experiencia: Pedir fotografías de trabajos anteriores. Lo ideal sería ir a ver la preparación de un matrimonio real. Pedir referencias y hablar con novios que hayan contratado sus servicios.

  

Coordinación: Averiguar cuál es la última fecha para confirmar el número de invitados que asistirán al matrimonio.

    

Montaje: Consultar si ofrecen el servicio de mantelería y arriendo de vajilla, copas, carpas (si el encargado de catering no lo tiene). Qué tipo de mesas tienen? Para cuántas personas cada una? Y sillas? 

         

Valor: Consultar si se paga una cantidad fija sea cual sea el número de invitados, se paga por número de invitados o por una combinación de ambas? Consultar el tipo de anticipo o garantía que solicitan y cuándo se debe entregar.

     

Espacios: Consultar si todos los salones o espacios estarán disponibes para el matrimonio, o sólo algunos. Si habrá otro evento paralelo o será el único. En qué lugar se realizará el cocktail previo a la cena.

 

Decoración: Preguntar si cuentan con artículos  decorativos como antorchas, velas, arreglos florales.

         

Complementos: Consultar cuántos baños hay disponibles, y si hay o no alguien encargado de la limpieza en éstos. Consultar si disponen de suficientes estacionamientos, guardias y un valet. También verificar que la salida y entrada de autos sea expedita.  

        

Importante: Firmar un contrato en el que queden estipuladas todas las condiciones del servicio: la fecha de la boda, las horas entre las cuales se debe prestar el servicio, el precio, menú, la devolución de las garantías, etc.

            

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